Cos’è e come si diventa un event planner

eventoGli “eventi” sono ormai diventati un mezzo importante di promozione per tutte le attività nei settori più disparati. Infatti non fanno parte della categoria solo matrimoni, lauree, battesimi o altre celebrazioni familiari, ma anche cene o pranzi aziendali, serate a tema per associazioni benefiche, concerti locali per la raccolta di fondi o per l’inaugurazione di una nuova attività. Queste sono tutte circostanze che coinvolgono più categorie professionali, ciascuna con un ruolo preciso nel rendere l’evento interessante, piacevole, coinvolgente, di successo.

La figura professionale che si occupa del reperimento di forza lavoro specializzata per ciascuna di queste funzioni e che successivamente la coordina, rispettando gli obiettivi e le aspettative del committente è l’organizzatore di eventi, o event planner. Innanzitutto sono richieste delle caratteristiche personali molto forti, preferibilmente innate, altrimenti si rischia di non essere in grado di reggere ad un lavoro che prevede sicuramente un grande livello di pressione.

Occorre avere ottime capacità relazionali, coadiuvate dal saper utilizzare diversi registri di linguaggio – come saper gestire il formale e l’informale, importante per comunicare in maniera efficace con i committenti e i collaboratori più diversi – e dal coltivare una fitta rete di contatti professionali affidabile.

Fin dal primo colloquio con chi commissiona l’evento bisogna per prima cosa individuare degli obiettivi: il tipo di evento che si vuole organizzare, il suo scopo, il target di pubblico a cui è rivolto, il tipo di location da definire, il budget che si ha a disposizione. Devono essere stilate diverse opzioni organizzative da discutere attentamente con il cliente, ed essere valutati anche eventuali “piani B” nel caso di imprevisti (immancabili). In seguito l’azione passa sui propri contatti: servizi di catering, fotografi, agenzie di stampa, musicisti, enti pubblici amministrativi per eventuali permessi, e poi alberghi, ristoratori, agenzie di noleggio attrezzi, fioristi, grafici che si occuperanno di eventuali locandine e dépliant.
Per non parlare di una fitta attività di promozione web, sia sui siti dedicati che attraverso social network o blog.

L’event planner è un’attività che per ora non prevede un percorso di studio specifico, ad eccezione di corsi privati come quelli organizzati dall’Accademia degli Eventi (www.accademiadeglieventi.org). Ad ogni modo un diploma di scuola superiore è fondamentale, mentre corsi di laurea con specializzazioni in marketing e pubbliche relazioni possono dare una base molto utile, dal momento che l’evento è a tutti gli effetti una componente delle strategie di marketing contemporaneo.

Ciò che vi distinguerà come professionista del settore resta comunque l’esperienza, che potrete cominciare a farvi anche con eventi minori locali, persino familiari, costruendo progressivamente un portfolio che vi permetterà di presentarvi in modo serio e accattivante.

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